Comment optimiser la gestion du temps et la productivité de ses salariés ? Par Reid Nalliat, chef de rubrique, Cadre Dirigeant Magazine, Paris

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La bonne gestion du temps de travail des employés est pour un employeur, la meilleure solution pour optimiser la productivité de son entreprise. Mais savoir organiser au mieux ses propres journées est déjà un vrai défi. Alors, le faire pour ses collaborateurs est une tâche encore plus complexe. Elle n’est toutefois pas irréalisable. Découvrez dans la suite de cet article quelques conseils pour vous aider à optimiser la gestion du temps et la productivité de vos salariés.

Qu’est-ce que la gestion du temps en entreprise ?

La gestion du temps de travail est une tâche primordiale au sein d’une entreprise. En effet, il s’agit de l’ensemble des techniques et stratégies pratiques qu’il est possible de mettre en œuvre afin d’utiliser efficacement les heures de travail. Elle permet ainsi de maximiser la productivité des employés. En clair, une personne avec le programme de sa journée bien établi créera toujours beaucoup plus de valeurs ajoutées qu’un individu sans une quelconque planification.

Outre son importance dans le monde des entreprises, apprendre à bien gérer son temps constitue un élément important du développement personnel. C’est une qualité qu’il vous faudra forger pour atteindre le plus rapidement possible les objectifs que vous vous fixerez dans la vie.

Comment gérer le temps de travail de ses collaborateurs
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Il existe à ce jour plusieurs méthodes et astuces pour gérer au mieux le temps de travail de ses collaborateurs. La première est l’optimisation des horaires de services. Il y a ensuite la méthode des objectifs journaliers et pour finir celle du contrôle du temps de travail.

L’optimisation du temps de travail

Dans cette méthode, l’employeur devra veiller à bien répartir le temps de travail de ses salariés en tenant compte des besoins de son entreprise, mais surtout des intérêts des salariés. En effet, ça coule de source. Un employé sera toujours plus productif, s’il aime les conditions dans lesquelles il travaille. Offrez-leur les meilleures conditions de travail et ils feront de l’excellent boulot aussi rapidement qu’il leur est possible.

Vous pouvez par exemple éviter de surcharger les vendredis après-midi de tâches compliquées et chronophages. Vous devez plutôt programmer ces dernières en milieu de semaine. C’est généralement en milieu de semaine que l’employé a le plus d’énergie à dépenser. Si vous planifiez vos semaines de cette manière, vous améliorez indirectement la productivité de vos collaborateurs sans qu’ils ne s’en rendent même pas compte.

Les objectifs journaliers

La méthode des objectifs journaliers est un peu plus radicale que la précédente. Il s’agira de fixer à chaque employé des objectifs à atteindre au plus tard en fin de journée. Bien sûr, vous ne devez naturellement pas faire dans l’excès et donner à quelqu’un des missions que vous êtes certain qu’il ne pourra pas accomplir dans les délais. Vos collaborateurs ne sont pas des machines. Il y a donc des limites à ce qu’ils peuvent faire en 24 heures.

Comme astuce pour vous faciliter la tâche dans l’assignation des objectifs journaliers, vous pouvez mettre sur pied un emploi de temps personnalisé sous forme d’une To-do-List pour chaque employé. Vous pouvez même l’établir sur plusieurs jours. Un employé ayant vite fini sa journée peut s’attaquer à la suivante s’il lui reste du temps. Et puis c’est tout à votre avantage s’il prend un peu d’avance.

Le contrôle du temps de travail

Le temps est une ressource d’une importance capitale en entreprise. Il est donc tout à fait logique qu’en tant que dirigeant de votre entreprise, vous contrôliez le temps de travail de vos salariés, même s’il s’agit d’une méthode un peu radicale pour optimiser une ressource aussi volatile. Plusieurs systèmes de contrôle d’heure de travail existent aujourd’hui. Le système de capteur de badges électroniques en est l’un des exemples les plus populaires.

Ce système permet à l’employé de signaler ses heures d’arrivée et de départ ainsi que ses déplacements tout au long d’une journée.Avec les données ensuite recueillies du système de contrôle, vous pourrez évaluer le nombre d’heures de travail par jour, par semaine et par mois effectué par chacun de vos salariés. Vous pourrez également avoir des informations sur le nombre d’heures supplémentaires qu’ils auraient effectuées et sur bien d’autres choses.

Quels sont les outils de gestion du temps ?
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Il est possible de trouver aujourd’hui sur le marché des outils comme Timmi Timesheet permettant une meilleure gestion de la GTA (Gestion des Temps et des Activités). Certains sont totalement gratuits alors que d’autres sont payants. Ces logiciels, dédiés pour la plupart, peuvent grandement vous faciliter la vie dans la gestion du temps de travail de vos salariés. Ces logiciels se chargent facilement sur ordinateur et ils ne sont pas très difficiles à prendre en main.

Ils sont généralement équipés de fonctionnalités rendant possibles une automatisation des tâches administratives comme le suivi des heures supplémentaires, d’absence (congés maladie…) et même de présence des employés. Ils permettent également une attribution efficace des périodes de repos des salariés. En clair, ces outils font des merveilles.

Comment planifier et organiser les activités de l’équipe ?

Une bonne organisation des activités de votre équipe vous permet d’instaurer le cadre idéal pour le développement rapide de vos projets. C’est un point essentiel qu’il ne faut surtout pas négliger.

Pour commencer, vous devez recenser et analyser les compétences de chacun de vos collaborateurs. C’est en vous fondant sur ces critères que vous pourrez définir le rôle de chaque membre de l’équipe. Vous devez ensuite vous fixer des objectifs précis et compréhensibles de tous. Chaque membre de l’équipe devra mémoriser ses objectifs et en faire siens. Il devra aussi prendre connaissance des rôles qu’il a à jouer dans la concrétisation de ses objectifs. Une fois le cap de l’établissement des objectifs passé, vous devez vous concentrer sur l’organisation à proprement parler des activités de l’équipe.

Le plus important à ce niveau est de déterminer les tâches à réaliser en priorité et les tâches à réaliser avant d’autres. Ensuite, il vous faudra attribuer les tâches en commençant par les prioritaires et celles à réaliser en premier. Naturellement, les tâches prioritaires seront pour les plus compétents. Vous devez également pour la bonne collaboration avec les salariés être toujours à l’écoute de l’équipe et éviter de leur mettre la pression.

En somme, la bonne gestion de temps de travail est d’une importance capitale pour le développement d’une entreprise. Toutefois, savoir bien s’organiser n’est pas une mince affaire. Il vous faudra faire des efforts pour y arriver. Sachez également qu’il existe une multitude de logiciels pouvant vous aider à organiser jusqu’à la minute près, votre temps et celui de vos collaborateurs. N’hésitez donc pas à vous en offrir.

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