{"id":28832,"date":"2021-12-09T11:50:15","date_gmt":"2021-12-09T11:50:15","guid":{"rendered":"https:\/\/selectusconsultants.com\/?p=28832"},"modified":"2021-12-09T11:50:15","modified_gmt":"2021-12-09T11:50:15","slug":"rgpd-onboarding-quelles-donnees-pouvez-vous-collecter-publie-le-6-decembre-2021-sarah-benhammou-culture-rh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/selectusconsultants.com\/fr\/rgpd-onboarding-quelles-donnees-pouvez-vous-collecter-publie-le-6-decembre-2021-sarah-benhammou-culture-rh\/","title":{"rendered":"RGPD &#038; Onboarding, quelles donn\u00e9es pouvez-vous collecter ? Publi\u00e9 le : 6 d\u00e9cembre 2021  Sarah Benhammou  Culture RH"},"content":{"rendered":"<p>&nbsp;<\/p>\n<article id=\"post-14708\" class=\"vce-single post-14708 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-recrutement\">\n<div class=\"entry-headline\">\n<p>Lors de l\u2019int\u00e9gration d\u2019un collaborateur, nous sommes plut\u00f4t enclins \u00e0 demander trop d\u2019informations que pas assez. Mais l\u2019entreprise ne risque-t-elle pas de se mettre en d\u00e9faut vis-\u00e0-vis de la loi sur la RGPD ? Pour vous permettre une int\u00e9gration sereine, nous faisons le point sur l\u2019ensemble des donn\u00e9es qu\u2019un employeur est en droit de collecter.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"entry-content\">\n<div id=\"cultu-726908599\" class=\"cultu-inread-top\">\n<div id=\"cultu-169820374\" class=\"cultu-target\" data-advadstrackid=\"15570\" data-advadstrackbid=\"1\"><span style=\"font-size: 16px;\">Apr\u00e8s un long processus de recrutement, de multiples entretiens et de longs d\u00e9bats entre managers, vous avez retenu un heureux \u00e9lu et vous voil\u00e0 devant votre bureau pr\u00eat \u00e0 pr\u00e9parer son contrat de travail et \u00e0 d\u00e9buter toutes les formalit\u00e9s d\u2019embauche.<\/span><\/div>\n<\/div>\n<p>Seulement voil\u00e0, vous vous posez de nombreuses questions, quant \u00e0 la collecte des donn\u00e9es personnelles, auxquelles nous allons tenter d\u2019apporter une r\u00e9ponse.<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_17 counter-hierarchy counter-decimal\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">Sommaire de l&rsquo;article:<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div>\n<nav>\n<ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\">\n<li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" title=\"Comment encadrer la collecte de donn\u00e9es du nouvel employ\u00e9\u00a0?\" href=\"https:\/\/culture-rh.com\/rgpd-onboarding-donnees-collecte\/#Comment_encadrer_la_collecte_de_donnees_du_nouvel_employe\">Comment encadrer la collecte de donn\u00e9es du nouvel employ\u00e9\u00a0?<\/a>\n<ul class=\"ez-toc-list-level-3\">\n<li class=\"ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" title=\"Pourquoi ai-je besoin de cette donn\u00e9e\u00a0?\" href=\"https:\/\/culture-rh.com\/rgpd-onboarding-donnees-collecte\/#Pourquoi_ai-je_besoin_de_cette_donnee\">Pourquoi ai-je besoin de cette donn\u00e9e\u00a0?<\/a><\/li>\n<li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" title=\"Ai-je le droit de la collecter ?\" href=\"https:\/\/culture-rh.com\/rgpd-onboarding-donnees-collecte\/#Ai-je_le_droit_de_la_collecter\">Ai-je le droit de la collecter ?<\/a><\/li>\n<li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" title=\"Quelles donn\u00e9es puis-je collecter\u00a0?\" href=\"https:\/\/culture-rh.com\/rgpd-onboarding-donnees-collecte\/#Quelles_donnees_puis-je_collecter\">Quelles donn\u00e9es puis-je collecter\u00a0?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" title=\"La r\u00e9daction du Contrat de travail\" href=\"https:\/\/culture-rh.com\/rgpd-onboarding-donnees-collecte\/#La_redaction_du_Contrat_de_travail\">La r\u00e9daction du Contrat de travail<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/nav>\n<\/div>\n<h2><span id=\"Comment_encadrer_la_collecte_de_donnees_du_nouvel_employe\" class=\"ez-toc-section\"><\/span>Comment encadrer la collecte de donn\u00e9es du nouvel employ\u00e9\u00a0?<\/h2>\n<p>Pouvez-vous lui demander son num\u00e9ro de s\u00e9curit\u00e9 sociale par exemple\u00a0?\u00a0<a href=\"https:\/\/culture-rh.com\/prise-reference-recrutement-comment-faire\/\">Des informations sur son pr\u00e9c\u00e9dent emploi\u00a0<\/a>? Ou alors, \u00eates-vous en droit de lui demander des informations plus personnelles, comme ses orientations religieuses\u00a0? Ou politique\u00a0?<a href=\"https:\/\/culture-rh.com\/suivi-medical-salaries-entreprise\/\">\u00a0Son dossier de suivi m\u00e9dical\u00a0<\/a>?<\/p>\n<p>Pour savoir quelles sont les donn\u00e9es personnelles que vous pouvez collecter et traiter, vous devez vous poser une s\u00e9rie de questions.<\/p>\n<h3><span id=\"Pourquoi_ai-je_besoin_de_cette_donnee\" class=\"ez-toc-section\"><\/span>Pourquoi ai-je besoin de cette donn\u00e9e\u00a0?<\/h3>\n<p>Tout d\u2019abord, vous devez d\u00e9terminer la finalit\u00e9 du traitement. Pourquoi avez-vous besoin de cette donn\u00e9e personnelle\u00a0? \u00c0 quoi va-t-elle vous servir\u00a0? En effet, on ne peut pas collecter \u00e0 tout va n\u2019importe quelle donn\u00e9e sans avancer de motif valable.<\/p>\n<p>Dans le cas d\u2019esp\u00e8ce, la r\u00e9ponse est simple\u00a0; vous avez besoin des donn\u00e9es personnelles du candidat \u00e0 des fins de recrutement.<\/p>\n<h4>\u00c0 lire \u00e9galement :<\/h4>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/culture-rh.com\/comment-utiliser-operateurs-booleens-faire-recherche-booleenne-recrutement\/\">Utiliser les op\u00e9rateurs bool\u00e9ens pour un recrutement plus efficace.<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/culture-rh.com\/pourquoi-comment-recruter-cooptation\/\">Pourquoi et comment recruter gr\u00e2ce \u00e0 la cooptation ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/culture-rh.com\/livret-accueil-pourquoi-comment-mettre-en-place\/\">Le livret d\u2019accueil, pourquoi et comment le mettre en place ?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Ai-je_le_droit_de_la_collecter\" class=\"ez-toc-section\"><\/span>Ai-je le droit de la collecter ?<\/h3>\n<p>Ensuite, il faut d\u00e9terminer la base l\u00e9gale du traitement. \u00c0 la diff\u00e9rence de la finalit\u00e9 des traitements qui indique l\u2019objectif du traitement, la base l\u00e9gale est le\u00a0<em>support juridique<\/em>, la raison autorisant votre service \u00e0 collecter et traiter ces donn\u00e9es.<\/p>\n<p>Les bases l\u00e9gales \u00e9num\u00e9r\u00e9es par le RGPD sont les suivantes\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Consentement de la personne concern\u00e9e.<\/li>\n<li>Ex\u00e9cution d\u2019un contrat.<\/li>\n<li>Respect d\u2019une obligation l\u00e9gale \u00e0 laquelle le responsable du traitement est soumis.<\/li>\n<li>Sauvegarde des int\u00e9r\u00eats vitaux de la personne concern\u00e9e.<\/li>\n<li>Ex\u00e9cution d\u2019une mission d\u2019int\u00e9r\u00eat public.<\/li>\n<li>Aux fins des int\u00e9r\u00eats l\u00e9gitimes poursuivis par le responsable de traitement.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans le cadre d\u2019un recrutement, toutes ces bases l\u00e9gales ne sont pas valables. La Commission Nationale Informatique et Libert\u00e9s (ci-apr\u00e8s la \u00ab\u00a0<strong>CNIL<\/strong>\u00a0\u00bb) a rappel\u00e9 que les traitements effectu\u00e9s dans le cadre des op\u00e9rations de recrutement ne peuvent pas \u00eatre fond\u00e9s sur la base l\u00e9gale suivante\u00a0: \u00ab\u00a0consentement de la personne concern\u00e9e\u00a0\u00bb.<\/p>\n<p>En effet, le candidat retenu est plus ou moins oblig\u00e9 de vous fournir ses donn\u00e9es personnelles s\u2019il veut pouvoir obtenir l\u2019emploi que vous proposez. On imagine mal un nouveau salari\u00e9 dans l\u2019entreprise, ne fournir ni son nom, ni son pr\u00e9nom ou son num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone\u2026 Le consentement est donc vici\u00e9.<\/p>\n<p>Toutefois, plusieurs autres bases l\u00e9gales sont applicables\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>L\u2019obligation l\u00e9gale\u00a0: vous \u00eates oblig\u00e9 de traiter ces donn\u00e9es personnelles pour pouvoir faire une d\u00e9claration pr\u00e9alable \u00e0 l\u2019embauche\u00a0aupr\u00e8s des organismes comp\u00e9tents.<\/li>\n<li>Mesures pr\u00e9contractuelles\u00a0: pour pouvoir \u00e9tablir\u00a0<a href=\"https:\/\/culture-rh.com\/clauses-obligatoires-contrat-travail-modele\/\">le contrat de travail<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><span id=\"Quelles_donnees_puis-je_collecter\" class=\"ez-toc-section\"><\/span>Quelles donn\u00e9es puis-je collecter\u00a0?<\/h3>\n<p>Enfin, la troisi\u00e8me question que vous devez vous poser, et peut-\u00eatre la plus \u00e9vidente, est la suivante\u00a0:\u00a0<em>quelles donn\u00e9es puis-je collecter\u00a0?<\/em><\/p>\n<p>Veillez \u00e0 ne collecter que les donn\u00e9es dont vous avez strictement besoin en mati\u00e8re de gestion des ressources humaines. On \u00e9vitera donc la collecte de donn\u00e9es \u00e0 des fins de nourrir la curiosit\u00e9. On privil\u00e9giera la collecte de donn\u00e9es suivantes\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Les donn\u00e9es d\u2019identification du candidat\u00a0: nom, pr\u00e9nom, e-mail, n\u00b0 de t\u00e9l\u00e9phone, adresse postale, date de naissance, sexe, n\u00b0 de passeport ou de carte d\u2019identit\u00e9, situation familiale et\/ou matrimoniale.<\/li>\n<li>Les donn\u00e9es relatives \u00e0 un permis de travail.<\/li>\n<li>Les donn\u00e9es relatives \u00e0 ses comp\u00e9tences et \u00e0 son passif professionnel, et ce dans le respect des obligations l\u00e9gales.<\/li>\n<li>Le num\u00e9ro de s\u00e9curit\u00e9 sociale en vue d\u2019ex\u00e9cuter les formalit\u00e9s d\u00e9claratives.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Certaines donn\u00e9es sont un peu plus sensibles et requi\u00e8rent une vigilance particuli\u00e8re.<\/p>\n<p>Pour certains emplois (<em>agents de s\u00e9curit\u00e9, assistance maternelle, etc<\/em>.), vous devrez \u00eatre amen\u00e9 \u00e0 collecter des informations sur les condamnations p\u00e9nales et infractions du candidat (ex\u00a0: casier judiciaire B3).<\/p>\n<p>Sachez que bien que vous soyez autoris\u00e9 \u00e0 le consulter lors du recrutement, vous ne devez en aucun cas en conserver une copie, sauf si un texte de loi vous y autorise (relatif \u00e0 un emploi particulier) en indiquant la dur\u00e9e pour laquelle vous avez le droit de le conserver.<\/p>\n<p>Concernant les donn\u00e9es sensibles (<a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/reglement-europeen-protection-donnees\/chapitre2#Article9\">article 9 du RGPD<\/a>,\u00a0<a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/la-loi-informatique-et-libertes#article6\">Articles 6<\/a>\u00a0et\u00a0<a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/la-loi-informatique-et-libertes#article44\">44 de La Loi Informatiques et Libert\u00e9s<\/a>), c\u2019est-\u00e0-dire les donn\u00e9es li\u00e9es \u00e0 l\u2019origine ethnique ou pr\u00e9tendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses, l\u2019appartenance syndicale, l\u2019orientation sexuelle, les donn\u00e9es biom\u00e9triques, les donn\u00e9es sur l\u2019\u00e9tat de sant\u00e9 du candidat, vous ne pouvez les collecter que dans des cas tr\u00e8s limit\u00e9s et si, et seulement si, un texte de loi vous y autorise.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><span id=\"La_redaction_du_Contrat_de_travail\" class=\"ez-toc-section\"><\/span>La r\u00e9daction du Contrat de travail<\/h2>\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img fetchpriority=\"high\" class=\"wp-image-16118\" alt=\"r\u00e9daction-contrat-clause-RGPD-donn\u00e9es-personnelles\" width=\"749\" height=\"474\" data-lazy-srcset=\"https:\/\/culture-rh.com\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/redaction-contrat-clausergpd-donnees-personnelles.jpg 749w, https:\/\/culture-rh.com\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/redaction-contrat-clausergpd-donnees-personnelles-600x380.jpg 600w, https:\/\/culture-rh.com\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/redaction-contrat-clausergpd-donnees-personnelles-240x152.jpg 240w\" data-lazy-sizes=\"(max-width: 749px) 100vw, 749px\" data-lazy-src=\"https:\/\/culture-rh.com\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/redaction-contrat-clausergpd-donnees-personnelles.jpg\" \/><\/figure>\n<p>Vous avez r\u00e9pondu \u00e0 ces questions et avez d\u00e9limit\u00e9 un cadre conforme de traitement des donn\u00e9es du candidat. Vous avez effectu\u00e9 les d\u00e9clarations pr\u00e9alables \u00e0 l\u2019embauche \u00e9galement, et vous vous retrouvez devant la derni\u00e8re \u00e9tape du processus de recrutement\u00a0: la signature du contrat de travail.<\/p>\n<p>En le relisant, vous v\u00e9rifiez que toutes les clauses classiques y sont\u00a0:\u00a0<em>l\u2019intitul\u00e9 du poste, le temps de travail, la r\u00e9mun\u00e9ration, l\u2019indication relative aux cong\u00e9s pay\u00e9s, etc.<\/em><\/p>\n<p>Et en mati\u00e8re de donn\u00e9es personnelles\u00a0? Devez-vous rajouter quelque chose\u00a0? La r\u00e9ponse est oui\u00a0!<\/p>\n<p>Tous les contrats de travail de vos employ\u00e9s ou les conventions de stage, doivent obligatoirement comporter une cause relative au traitement et \u00e0 la protection des donn\u00e9es personnelles de l\u2019employ\u00e9. Cette clause doit comporter\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>La liste des finalit\u00e9s pour lesquelles les donn\u00e9es sont collect\u00e9es par le service de RH ainsi que la liste des traitements effectu\u00e9s sur les donn\u00e9es personnelles.<\/li>\n<\/ul>\n<pre class=\"wp-block-verse\">Exemple\u00a0: \u00ab\u00a0Les donn\u00e9es personnelles de Monsieur Martin sont collect\u00e9es afin d\u2019assurer le suivi de sa carri\u00e8re, d\u2019\u00e9tablir la paye et de permettre \u00e0 notre Soci\u00e9t\u00e9 de remplir ses obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de gestion des ressources humaines\u00a0\u00bb.<\/pre>\n<ul>\n<li>La dur\u00e9e de conservation des donn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<pre class=\"wp-block-preformatted\">Exemple\u00a0: \u00ab\u00a0Les donn\u00e9es de gestion de carri\u00e8re seront conserv\u00e9es pendant toute la dur\u00e9e d\u2019ex\u00e9cution du contrat de travail et seront d\u00e9truites 5 ans apr\u00e8s la fin de celui-ci.\u00a0\u00bb<\/pre>\n<ul>\n<li>Les droits du salari\u00e9 et la proc\u00e9dure pour les exercer.<\/li>\n<\/ul>\n<pre class=\"wp-block-preformatted\">Exemple\u00a0: \u00ab\u00a0Monsieur Martin dispose d\u2019un droit d\u2019acc\u00e8s, de rectification, d\u2019effacement, d\u2019opposition et de limitation de ses donn\u00e9es personnelles. Il peut les exercer \u00e0 tout moment en adressant un mail \u00e0\u00a0: <a href=\"mailto:contact@entreprise.com\">contact@entreprise.com<\/a> et nous lui r\u00e9pondrons sous le d\u00e9lai l\u00e9gal d\u2019un mois.\u00a0\u00bb<\/pre>\n<ul>\n<li>Les mesures de s\u00e9curit\u00e9 prises pour prot\u00e9ger les donn\u00e9es personnelles du salari\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<pre class=\"wp-block-preformatted\">Exemple\u00a0: \u00ab\u00a0La Soci\u00e9t\u00e9 enregistre les donn\u00e9es personnelles du salari\u00e9 dans un logiciel s\u00e9curis\u00e9, accessible uniquement par nos services de ressources humaines\u00a0\u00bb.<\/pre>\n<p>Si vous voulez \u00eatre s\u00fbr que cette clause remplie toutes les obligations l\u00e9gales, pensez \u00e0 la faire r\u00e9diger par votre D\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la Protection des Donn\u00e9es (DPD) si vous en avez un ou alors par un avocat sp\u00e9cialis\u00e9.<\/p>\n<p>Avec cette derni\u00e8re \u00e9tape, votre recrutement est conforme aux obligations du RGPD. Bien s\u00fbr, se posent toute une s\u00e9rie de questions sous-jacentes\u00a0: que faire ensuite des donn\u00e9es personnelles\u00a0? Comment \u00eatre bien s\u00fbr de les s\u00e9curiser\u00a0? Quels sont les autres traitements que je peux effectuer durant l\u2019ex\u00e9cution du contrat de travail\u00a0? etc.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div>\n<section class=\"partage-article\">\n<div class=\"container-link-partage\"><\/div>\n<\/section>\n<\/article>\n<div id=\"cultu-f63a336debad0fe41428e488844e4feb\" class=\"cultu-f63a336debad0fe41428e488844e4feb cultu-librairie\">\n<div id=\"cultu-1308345007\" class=\"cultu-librairie\"><\/div>\n<\/div>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<div class=\"code-block code-block-1\">\n<div>\n<div id=\"directories-listing-widget_widget-3\" class=\"widget-odd widget-last widget-first widget-1 widget widget_directories-listing-widget_widget amr_widget\">\n<h4 class=\"widget-title\"><\/h4>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>&nbsp; Lors de l\u2019int\u00e9gration d\u2019un collaborateur, nous sommes plut\u00f4t enclins \u00e0 demander trop d\u2019informations que pas assez. 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Publi\u00e9 le : 6 d\u00e9cembre 2021 Sarah Benhammou Culture RH - Selectus Recruitment Consultants<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/selectusconsultants.com\/fr\/rgpd-onboarding-quelles-donnees-pouvez-vous-collecter-publie-le-6-decembre-2021-sarah-benhammou-culture-rh\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"RGPD &amp; Onboarding, quelles donn\u00e9es pouvez-vous collecter ? Publi\u00e9 le : 6 d\u00e9cembre 2021 Sarah Benhammou Culture RH - Selectus Recruitment Consultants\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"&nbsp; Lors de l\u2019int\u00e9gration d\u2019un collaborateur, nous sommes plut\u00f4t enclins \u00e0 demander trop d\u2019informations que pas assez. 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